Каждый, кто сам организовывал мероприятия, знает ситуацию. Планирование мероприятий увлекательно и разнообразно. Ведь не бывает двух одинаковых мероприятий, и именно это делает живое общение таким интересным. Организация мероприятий может быстро стать личным испытанием для собственных нервов и большой нагрузкой. Причины этого могут быть комплексными:
- плохое планирование,
- неправильное время,
- накладки по встречам,
- отмена мест проведения мероприятий,
- отказ поставщиков услуг,
- слишком мало регистраций,
- плохая погода,
- отсутствие кого-то из ответственных по болезни,
- технические проблемы,
- слишком мало персонала.
Это лишь те немногие причины, которые могут произойти, поэтому заниматься питанием на мероприятиях должны всегда профессионалы, у которых не бывает накладок и сбоев. Компания «Товарищ полковник» организует вам все на должном уровне и в срок, подробно об услугах смотрите на сайте компании https://polkovnik-men.ru.
Расчетные и непредсказуемые факторы
Существует множество предсказуемых рисков, которых можно избежать при профессиональном планировании. Подробнее об этих факторах в следующей главе. Есть еще те факторы, на которые вы не имеете прямого влияния, такие как погода, незапланированные отмены, больничные и т. д. Здесь прежде всего требуется одно — сохранять хладнокровие. Конечно, это легче сказать, чем сделать.
Поэтому по возможности варианты планов «Б» следует разрабатывать на ранней стадии. Это помогает поддерживать планирование даже в случае непредвиденных событий. Самое главное, однако, принять ситуацию, спокойно проанализировать ее, а затем извлечь из данной ситуации максимальную пользу.
Если же вы все-таки самостоятельно занимаетесь организацией мероприятия, стоит предусмотреть все, или хотя бы большую часть из следующего.
Советы и контрольные списки в качестве поддержки до, во время и после мероприятий
Как уже упоминалось, организация мероприятия поддается расчету, за некоторыми исключениями, и организаторы мероприятий имеют прямое влияние на успех мероприятия. Многого можно достичь с помощью раннего и профессионального планирования. В Интернете есть множество полезных руководств, контрольных списков и примеров передового опыта.
Мы подготовили для вас компактную инструкцию. Для этой цели мы перечислили другие внешние источники с, с нашей точки зрения, очень ценными и исчерпывающими контрольными списками, и вспомогательными средствами.
Планировка события:
Основные решения перед мероприятием
- Определить цель(и) события
- Определяем целевую аудиторию (гости)
- Нахождение «красной нити» для события и последующая ее последовательная реализация
- Мото специального мероприятия влияет на все планирование (декор, дресс-код, меню, напитки, мебель, развлечения и т. д.)
- Установите дату (Обязательно проверьте здесь заранее, происходят ли другие соответствующие события в эту дату. Также избегайте, чтобы событие приходилось на школьные каникулы или праздничный день.)
- При необходимости определить дату замены
- Определить ключевые данные мероприятия (длительность, количество участников, бюджет и т. д.)
- Определить требования к пространству и инфраструктуре
- Определить место проведения мероприятия
- Необходимо обеспечить беспрепятственный доступ ко всем приглашенным гостям (время в пути, общественный транспорт, парковочные места и т. д.).
- Определяем правильное место проведения мероприятия
- Важно бронировать заранее и, если вы еще не знаете, лично зарегистрироваться на месте.
